Az Európai Parlament és Tanács 2016/679 (EU) Általános Adatvédelmi Rendelete (GDPR) előírja, hogy az érintett részére a személyes adatai kezelésére vonatkozó tájékoztatást kell adni tömör, átlátható, közérthető és könnyen megközelíthető formában.

A GDPR alapján történő adatkezelés nem vonatkozik a nem személyes adatok kezelésére.

E rendelkezésnek eleget téve az alábbiakban adunk közérthető tájékoztatást a szolgáltatásainkat igénybe vevő megrendelőnknek, egyéb szerződéses partnerünknek, illetve honlapunk látogatójának társaságunk adatkezelési és adatvédelmi szabályairól.

I. ADATKEZELŐ

 

Adatkezelő

Neve:

Országos Fordító és Fordításhitelesítő Iroda Zrt. (OFFI Zrt.)

Székhelye:

1062 Budapest, Bajza utca 52.

Postacím:

1394 Budapest, Pf. 359.

Telefon:

+36-1-428-9600

Honlap:

www.offi.hu

E-mail:

adatkezeles [at] offi [dot] hu

Adatvédelmi felelős:

 OFFI Zrt. Kabinet

II. AZ ADATKEZELÉSRE IRÁNYADÓ JOGSZABÁLYOK

  • Az Európai Parlament és a Tanács 2016/679 Rendelete a természetes személyeknek a személyes adatkezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról (GDPR, Általános Adatvédelmi Rendelet)
  • 2011. évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról.

III. ALKALMAZOTT FOGALMAK A GDPR SZERINT

  • Személyes adat: azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható.
  • Adatkezelés: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés.
  • Adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza.

IV. AZ ADATKEZELÉS ALAPELVEI AZ OFFI ZRT-NÉL

  • A személyes adatokat jogszerűen és tisztességesen, az Ön számára átlátható módon kezeljük. Az adatkezelés jogszabályi felhatalmazás alapján, szerződéses kötelezettség teljesítése vagy társaságunk jogos érdeke miatt, illetve az Ön előzetes tájékoztatásán alapuló önkéntes hozzájárulásával kezeljük.
  • A személyes adatokat csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból gyűjtjük, és azokat nem kezeljük a célokkal össze nem egyeztethető módon.
  • A Társaságunk minden ésszerű, szükséges és arányos intézkedést megtesz annak érdekében, hogy az általunk kezelt adatok pontosak és naprakészek legyenek, a pontatlan személyes adatokat haladéktalanul töröljük vagy helyesbítjük, az Ön kifejezett kérésének vagy a hivatalos tudomásunkra jutásnak megfelelően.
  • A megfelelő technikai és szervezési intézkedések alkalmazásával biztosítjuk a személyes adatok megfelelő biztonságát az adatok jogosulatlan vagy jogellenes kezelésével, véletlen elvesztésével, megsemmisítésével vagy károsodásával szemben.
  • Az adatvédelmi incidenseket azok bekövetkezésekor a jogszabályok által előírt mielőbbi határidőben jelentjük és kezeljük.
  • Az Ön adataival kapcsolatos rendelkezéseinek a jogszabályokban foglalt módon és határidőben eleget teszünk.

V. SZERZŐDÉSES JOGVISZONYHOZ, AJÁNLATADÁSHOZ FŰZŐDŐ ADATKEZELÉS

Társaságunk tevékenységének ellátásához munkatársakat vesz fel, Megrendelőnk részére szolgáltatás nyújtásához ajánlatot készít, illetve szerződést köt, valamint a működéséhez szükséges beszerzési és archiválási, valamint iratkezelési tevékenységet folytat. E körben a lent felsorolt adatokat az alábbi célok érdekében kezeli és őrzi meg a megjelölt időpontig:

  • felvételi eljárás lefolytatása,
  • kapcsolattartás (értékesítési célú megkeresés),
  • szerződéskötés,
  • szerződések teljesítése,
  • számla- és kintlévőségkezelés,
  • szerződéses jogi igények (pl. panasz, szavatossági kifogás) érvényesítése,
  • szerződés megszűnése (teljesítés vagy megszüntetés) utáni iratkezelés és archiválás.

1. Munkatársak, szakmunkatársak felvétele, Karrier portál:

  • Társaságunk munkajogviszonyba, illetve vállalkozói jogviszony keretében hirdetés alapján, vagy a www.offi.hu honlap Karrier portálján keresztül fogad jelentkezőket.
  • Sikeres felvétel esetén szerződést köt, amelynek keretében a személyes adatok kezelése a szerződésekben foglalt módon történik, munkaviszony esetén az OFFI belső szabályzatai szerint.
  •  Eredménytelen felvételi eljárás esetén – más megállapodás hiányában - az eljárás befejezését követő 3 hónapig tároljuk a rendelkezésre bocsátott személyes adatokat.

2. Természetes személy megrendelő esetén a személyes adatok:

  • Társaságunk a fenti célok érdekében kezeli a vele megrendelőként szerződött természetes személy nevét, lakcímét, telefonszámát, e-mail címét, vevőszámát (ügyfélszámát, rendelésszámát), online azonosítóját. Az adatkezelés a szerződés megkötését megelőzően, megrendelőink megkeresése alapján, az ajánlattételkor jogszerűen megkezdődik.
  •   A személyes adatok kezelésének időtartama: a szerződés megszűnését követően a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 169. §-ában iratmegőrzésre előírt idő, ajánlat esetén az ajánlat lejárta után 10 nap.
  •   Az érintettet az adatkezelés megkezdése előtt szóban, illetve az ajánlati lapon és a megrendelőlapon írásban tájékoztatjuk az adatkezelésről, mely a szerződés teljesítése jogcímén alapul.

3. Jogi személy megrendelő esetén a természetes személy képviselők adatai:

  • A kezelhető személyes adatok köre: a természetes személy neve, címe, telefonszáma, e-mail címe, online azonosítója.
  • A személyes adatok kezelésének célja: a Társaság jogi személy partnerével kötött szerződés teljesítése, üzleti kapcsolattartás, jogalapja: az érintett hozzájárulása.
  • A személyes adatok tárolásának időtartama: az üzleti kapcsolat, illetve szerződés tárolási ideje.

4. Minden megrendelőnk esetében kezelt adatok:

A szerződés teljesítése és a szavatossági idő lejárta végéig megőrizzük mind a fordítandó, mind a fordított iratot, így az abban foglalt bármilyen személyes adatot. Ez az adatkezelés a szerződés teljesítéséhez, és társaságunk, mind adatkezelő jogos érdekében szükséges.

5. Regisztráció a társaság honlapján:

A weboldalunk látogatóitól csak akkor kérjük személyes adataikat, ha regisztrálni, bejelentkezni szeretnének ajánlatkérésre, megrendelés leadására.

  • A kezelhető személyes adatok köre: a természetes személy neve (vezetéknév, keresztnév), címe, telefonszáma, e-mail címe, online azonosítója.
  • A személyes adatok kezelésének célja:
    • A honlapon keresztül indított megrendelések teljesítése.
    • Kapcsolatfelvétel, elektronikus, telefonos, SMS, és postai megkereséssel.
  • Az adatkezelés jogalapja az érintett hozzájárulása.
  • A személyes adatok tárolásának időtartama: a regisztráció / szolgáltatás fennállásáig, vagy az érintett hozzájárulása visszavonásáig (törlési kérelméig).

6. Egyéb szerződéses partnerek

Egyéb szerződéses partnereink (alvállalkozó fordítók/lektorok/tolmácsok), valamint a beszerzések során szerződéses partnereink adatait a VI. pontban megjelölt jogszabályok által meghatározott körben kérjük és kezeljük, az ott meghatározott időtartamban.

VI. JOGI KÖTELEZETTSÉGHEZ KAPCSOLÓDÓ ADATKEZELÉS

1. Adatkezelés adó- és számviteli kötelezettségek miatt

  • Társaságunk jogi kötelezettség teljesítése jogcímén, törvényben (az általános forgalmi adóról szóló 2017. évi CXXVII. tv. 169.§, és 202.§-a alapján, és  a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény, a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló 2017. évi LIII. tv., számvitelről szóló 2000. évi C. tv.) előírt kötelezettségek teljesítése (könyvelés, adózás) céljából kezeli a vevőként, szállítóként vele üzleti kapcsolatba lépő természetes személyek törvényben meghatározott adatait.
  • A személyes adatok tárolásának időtartama a jogviszony megszűnését követő 8 év.

2. A Levéltári törvényben meghatározott maradandó értékű iratok

A Társaság jogi kötelezettsége teljesítése alapján kezeli a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (Levéltári törvény) szerint maradandó értékűnek minősülő, a megrendelők által át nem vett iratokat. Az adattárolás ideje: a közlevéltár részére történő átadásig.

VII. KAMERÁS MEGFIGYELÉSSEL KAPCSOLATOS ADATKEZELÉS

Társaságunk budapesti székháza ügyfélszolgálati helyiségeiben, a készpénzt elfogadó helyeken a pénzkezeléssel összefüggő tranzakciót végző, vagy ott megjelenő Érintettről kizárólag elszámolási és biztonsági célból képfelvételt készít és a felvételt a belső szabályzataiban meghatározott ideig és célból tárolja. Arra okot adó körülmény esetén az OFFI biztonsági vezetőjének közreműködésével felhasználja az OFFI Zrt. hatályos szabályzatában foglaltak szerint.

Vagyonvédelmi célból a pénzszállítási útvonalakon, illetve az adatvagyon őrzési helyeihez vezető egyes közlekedő folyosókon, illetve a lépcsőházban szintén üzemeltetünk kamerákat.  

Az elektronikus megfigyelőrendszer alkalmazásának tényéről jól látható helyen, jól olvashatóan, a területen megjelenni kívánó harmadik személyek tájékozódását elősegítő módon figyelemfelhívó jelzést, tájékoztatást helyezünk el.

VIII. EGYÉB ADATKEZELÉSI KÉRDÉSEK

  1. Az Ön adatait személyes adatait fő szabály szerint Társaságunk munkavállalói ismerhetik meg feladataik ellátása érdekében.
  2. A fordítások teljesítését társaságunk részben külsős alvállalkozókkal látja el, melynek érdekében ügyviteli rendszerén keresztül a fordításra benyújtott dokumentumokat alvállakozóinak eljuttatja, melyhez a megrendelő hozzájárult. A vállalkozó adatfeldolgozónak minősül. Az OFFI és a Vállalkozó egymással adatfeldolgozói szerződést kötött.   Vállalkozó a kiadott feladat teljesítése során az azzal összefüggésben lévő dokumentumokat kizárólag az OFFI ügyviteli rendszerén keresztül köteles és jogosult kezelni. Amennyiben bármely munkaanyagot letölt vagy kinyomtat, a feladat elvégzésének befejezésekor gondoskodni köteles a letöltött állomány és a kinyomtatott munkaanyag olvashatatlan törléséről, fizikai megsemmisítéséről és harmadik személyek hozzáférési lehetőségének valamennyi módozata megszüntetéséről. Ezen mulasztásból eredő valamennyi kockázat Vállalkozót terheli.
  3. A Vállalkozó köteles a titokvédelemre és a személyhez fűződő jogok védelmére vonatkozó jogszabályi előírásokat és az OFFI belső szabályzatainak a Vállalkozói szerződésekre vonatkozó rendelkezéseit betartani.
  4. Megrendelőink adatait – ide nem értve a VIII/2. pontban foglaltakat - kizárólag a jogszabályban meghatározott esetekben továbbítjuk harmadik személynek.
  5. Társaságunk külföldre nem továbbít adatokat, kizárólag abban az esetben, ha a megrendelt fordítást Ön oda kéri eljuttatni.
  6. A bíróság, az ügyészség és más hatóságok (pl. rendőrség, adóhivatal, Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság) tájékoztatás adása, adatok közlése vagy iratok rendelkezésre bocsátása miatt megkereshetik Társaságunkat. Ezekben az esetekben adatszolgáltatási kötelezettségünket teljesítenünk kell, de csak a megkeresés céljának megvalósításához elengedhetetlenül szükséges mértékben.
  7. Az Ön személyes adatait megfelelő technikai és egyéb intézkedésekkel védjük, valamint biztosítjuk az adatok biztonságát, rendelkezésre állását, továbbá óvjuk azokat a jogosulatlan hozzáféréstől, megváltoztatástól, sérülésektől illetve nyilvánosságra hozataltól és bármilyen egyéb jogosulatlan felhasználástól.
  8. Szervezeti intézkedések keretében épületeinkben ellenőrizzük a fizikai hozzáférést, munkavállalóinkat folyamatosan oktatjuk és a papír alapú dokumentumokat megfelelő védelemmel elzárva tartjuk. Az elektronikus adatbiztonság keretében specifikus biztonsági intézkedéseket vezettünk be az általunk működtetett informatikai rendszerekben (titkosítás, hozzáférésvédelem, jogosultságkezelés, stb.). Felhívjuk azonban a figyelmét arra, hogy a weblapunkon keresztül történő adattovábbítás bizalmassága, sértetlensége és rendelkezésre állása nem kizárólag Társaságunk hatókörébe tartozik, így ezért nem tudunk teljeskörű felelősséget vállalni. A beérkezett adatok tekintetében szigorú előírásokat tartunk be az Ön adatainak biztonsága és a jogellenes hozzáférés megakadályozása érdekében.

IX. JOGORVOSLATI LEHETŐSÉGEK

Ön az adatkezelésről

  • tájékoztatást kérhet,
  • kérheti az általunk kezelt személyes adataik helyesbítését, módosítását, kiegészítését,
  • tiltakozhat az adatkezelés ellen és kérheti adatai törlését, valamint zárolását (a kötelező adatkezelés kivételével),
  • bíróság előtt jogorvoslattal élhet,
  • a felügyelő hatóságnál panaszt tehet, illetve eljárást kezdeményezhet (https://naih.hu/panaszuegyintezes-rendje.html).

Felügyelő hatóság: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság

Székhely: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/c.

Levelezési cím: 1530 Budapest, Pf.: 5.

Telefon: +36 (1) 391-1400

Fax: +36 (1) 391-1410

E-mail:ugyfelszolgalat [at] naih [dot] hu

Honlap: https://naih.hu/

Az Ön kérelmére tájékoztatást adunk az Ön általunk kezelt illetve feldolgozott

  • adatairól,
  • azok forrásáról,
  • az adatkezelés céljáról és jogalapjáról,
  • időtartamáról, ha pedig ez nem lehetséges, ezen időtartam meghatározásának szempontjairól,
  • az adatfeldolgozóink nevéről, címéről és az adatkezeléssel összefüggő tevékenységükről,
  • adatvédelmi incidensek körülményeiről, hatásairól és az elhárításukra valamint megelőzésükre tett intézkedéseinkről, továbbá
  • az Ön személyes adatainak továbbítása esetén az adattovábbítás jogalapjáról és címzettjéről.

A tájékoztatást a kérelem benyújtásától számított 1 hónapon belül adjuk meg. A tájékoztatás ingyenes, kivéve, ha Ön a folyó évben azonos adatkörre vonatkozóan tájékoztatási kérelmet már nyújtott be hozzánk. A tájékoztatást csak törvényben foglalt esetekben tagadhatjuk meg jogszabályhely megjelölésével, valamint a bírósági jogorvoslat illetve a Hatósághoz fordulás lehetőségéről tájékoztatással. Társaságunk a személyes adatok helyesbítésről, zárolásról, megjelölésről és törlésről Önt értesíti.

Amennyiben az Ön helyesbítés, zárolás vagy törlés iránti kérelme nem teljesíthető, a kérelem kézhezvételét követő 1 hónapon belül írásban erről tájékoztatjuk elutasításunk indokaival és a jogorvoslati lehetőségekről történő tájékoztatással.

Amennyiben Ön tiltakozik a személyes adatai kezelése ellen, a tiltakozást szintén a kérelem benyújtásától számított 1 hónapon belül megvizsgáljuk és a döntésünkről Önt írásban tájékoztatjuk. Amennyiben úgy ítéljük meg, hogy az Ön tiltakozása megalapozott, abban az esetben az adatkezelést - beleértve a további adatfelvételt és adattovábbítást is – megszüntetjük és az adatokat zároljuk.

Abban az esetben megtagadjuk a kérés teljesítését, ha bizonyítjuk, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az Ön érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.

Ilyen ok lehet, ha a személyes adatok megadása jogszabályon vagy szerződéses kötelezettségen alapul vagy szerződés kötésének előfeltétele, az érintett köteles a fent megjelölt személyes adatokat megadni, amelynek elmulasztása az alábbi jogkövetkezményekkel járhat:

  • adatkérés jogi kötelezettség teljesítése céljából: a jogi kötelezettség teljesítésének lehetetlenné válása;
  • adatkérés szerződéskötés céljából: szerződéskötés elmaradása;
  • adatkérés szolgáltatás igénybevétele céljából: szolgáltatás nyújtásának megtagadása, teljesítés után szavatossági jogok elvesztése.

Amennyiben Ön a döntésünkkel nem ért egyet, illetve ha elmulasztjuk a válaszadási/intézkedési határidőt, a döntés közlésétől, illetve a határidő utolsó napjától számított 30 napon belül Ön bírósághoz fordulhat.

Az adatvédelmi perek elbírálása a törvényszékek hatáskörébe tartozik, a per – az érintett választása szerint – az érintett lakhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindítható. Külföldi állampolgár a lakóhelye szerint illetékes felügyeleti hatósághoz is fordulhat panasszal.

Kérjük Önt, hogy mielőtt a felügyeleti hatósághoz vagy bírósághoz fordulna panaszával – egyeztetés és a felmerült probléma minél gyorsabb megoldása érdekében – keresse meg Társaságunkat.

X. ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ KÖZZÉTÉTELE ÉS MÓDOSÍTÁSA

Társaságunk fenntartja magának a jogot jelen Adatkezelési tájékoztató módosítására, amelyről az érintetteket megfelelő módon tájékoztatja. Az adatkezeléssel kapcsolatos információk közzététele a www.offi.hu weboldalon és az ügyfélszolgálati irodákban történik.

Budapest, 2018. december 29.